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GoBD im Überblick

Hinter der Abkürzung verbergen sich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Was diese Umsetzung der GoBD für Sie bedeutet und wie Revolver Sie bei der Umsetzung unterstützen kann, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

Allgemeines

Die GoBD regelt, wie Sie alle steuerlich relevanten Unterlagen digital aufbewahren, um im Falle der Prüfung eine geeignete Struktur und Vollständigkeit nachweisen zu können. Dazu zählen z. B.:

  • Angebote,
  • Rechnungen,
  • Aufträge,
  • Re­kla­ma­tions­schreiben,
  • Zahlungsbelege,
  • Entnahmebelege,
  • Verträge
Wir raten dazu generell alle Unterlagen sortiert aufzubewahren, die auch nur möglicherweise steuerrechtlich von Belang sind.

Aufbewahrungsfrist

Die betreffenden Dokumente müssen zehn Jahre bereit gehalten werden. Wichtig ist hierbei, dass der Zugriff auf die Dokumente ebenso zehn Jahre lang gewährleistet sein muss. Also halten Sie idealerweise auch immer die jeweilige Revolver-Version bereit.

An wen sich die GoBD richtet

Sie sind von dieser Regelung betroffen, wenn sie mindestens zur Ermittlung Ihrer Gewinne und Verluste angehalten sind. Das umfasst alle Freiberufler, Unternehmer, Selbständige und Kleinunternehmer. Die Verantwortung zur Erfüllung der GoBD liegt in den Händen des Steuerpflichtigen. Setzen Sie sich bei Unsicherheiten bitte mit Ihrem Steuerberater in Verbindung.

Hier können Sie die Grundsätze im Original herunterladen.



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Allgemeine Anforderungen

Der Punkt 3 der GoBD definiert die allgemeinen Anforderungen an Ihre iT-gestützte Buchhaltung. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Geschäftsvorfälle vollständig und korrekt abbilden, damit die Prüf- und Nachvollziehbarkeit über die gesamte Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gewährleistet ist.

Anforderung Infos Revolver Lösung
Nachvollziehbarkeit 3.1 Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Verfahrensdokumentation
Nachprüfbarkeit 3.1 Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Lösungsansatz: Änderungen protokollieren
Vollständigkeit 3.2.1 Vollständigkeit Lösungsansatz: Belege sichern
Richtigkeit 3.2.2 Richtigkeit
Zeitgerecht 3.2.3 Zeitgerechte Buchung Lösungsansatz: Belege sichern
Lösungsansatz: Kassenbuch verwenden
Ordnung 3.2.4 Ordnung Nummernkreise
Mandantenfähigkeit
Dokumentenstruktur in Revolver
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Unveränderbar 3.2.5 Unveränderbarkeit Lösungsansatz: Änderungen protokollieren
Lösungsansatz: Dokumente abschließen


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Belegwesen

Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen. Sie gilt auch bei Einsatz eines DV-Systems. Der Beleg wird zum Zweck des Nachweis gebuchter Geschäftsvorfälle gefordert.

Anforderung Infos Revolver Lösung
Belegsicherung 4.1 Belegsicherung Lösungsansatz: Belege in Revolver sichern und zuordnen
Zuordnung 4.2 Zuordnung Beleg und Buchung Lösungsansatz: Rechnungsnummer übertragen
Erfassungsgerechte Aufarbeitung der Buchungsbelege 4.3 Erfassungsgerechte Aufarbeitung der Buchungsbelege Lösungsansatz: Erforderliche Informationen


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Internes Kontrollsystem

Anforderung Infos Revolver Lösung
Zugangs- und Zugriffs­berechtigungskontrollen Auf Basis entsprechender Zugangs- und Zugriffs­berech­tigungs­konzepte (z. B. spezifische Zu­gangs- und Zugriffs­berechtigungen). Lösungsansatz: Zugriffsrechte des neuen Benutzers
Lösungsansatz: Zugriffsrechte in Revolver
Lösungsansatz: Gruppen in Revolver
Funktionstrennungen Lösungsansatz: Revolver Struktur
Abstimmungskontrollen Lösungsansatz: Benutzerrechte einstellen
Veränderungsschutz Gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten. Lösungsansatz: Dokumente abschließen
Lösungsansatz: Datensicherheit in Revolver


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Datensicherheit

Eine zentrale Anforderung der GoBD ist die sichere Aufbewahrung aller steuerrelevanten Daten. War diese vor der Regelung nur mit gedruckten Originalen möglich, sind nun auch digitale Nachweise möglich.

Um dieser Vorgabe mit Revolver nachzukommen, empfehlen wir Ihnen, Ihre Datensicherungsroutine zu überdenken. Grundsätzlich sollten Sie darauf achten, dass die Sicherungs-Kopie räumlich getrennt vom Original aufbewahrt wird. Wichtig ist hierbei die Sicherheit des Verwahrungs-Ortes.

Mehr Datensicherheit mit Revolver



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Verfahrensdokumentation

Die IT-gestützte Buchführung muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist dabei stets eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände enthalten muss. Nach den GoBD muss für jedes IT-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des IT-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind (siehe GoBD-Kapitel 10, Rz. 151ff.).

Unter einer Verfahrensdokumentation versteht die Finanzverwaltung die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen. Dabei hat die Dokumentation stets den in der Praxis eingesetzten Komponenten und Prozessen des IT-Systems zu entsprechen, umgekehrt müssen die Inhalte einer Verfahrensdokumentation auch so »gelebt werden«. Die Zielsetzung einer Verfahrensdokumentation besteht letztlich im Nachweis der Erfüllung der in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze.

Konkret bedeutet dies für Ihre GoBD, dass dieser Guide in unserem Handbuch als Teil Ihrer Verfahrensdokumentation gültig ist. Es gibt allerdings auch Tatbestände, die höchst individuell ablaufen und so eine individuelle Dokumentation erarbeitet werden muss.

Diese sollte insbesondere Ausführungen zum Prozess, zu den personellen sowie den technischen Anforderungen enthalten. Entsprechend sind organisatorische Regelungen erforderlich (Wer darf scannen?; Zu welchem Zeitpunkt wird gescannt?; Was wird gescannt?; Wie erfolgt eine Protokollierung und Qualitätssicherung?; etc.), die in Form von Arbeitsanweisungen vorhanden sein müssen.

Zum anderen können durch Protokolle auch einzelne Geschäftsvorfälle im Detail nachvollzogen werden (z.B.: Wann wurde ein bestimmtes Dokument erfasst oder archiviert?). Die Protokolle selbst sind gegen unberechtigten Zugriff zu schützen und über die gesamte Aufbewahrungsfrist gegen Verlust und Verfälschung zu sichern.


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Letzte Aktualisierung: 2017-04-10 22:11:30
Verwendete Suchtags: GoBD GDPdU Steuer Unveränderbarkeit sichere Aufbewahrung Unverlierbarkeit