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Belege sichern

Die Belegsicherung betrifft hauptsächlich Eingangsrechnungen, Lieferscheine und die Kasse. Der folgende Fall beschreibt, wie Sie eine Eingangsrechnung gemäß GoBD mit Revolver verbuchen.

Dieser Artikel ist Teil des Guides „GoBD im Überblick“.

Neue Adresse anlegen

In der Regel legen Sie einen neuen Lieferanten spätestens bei einer Bestellung oder einem erteilten Auftrag an. Für eine korrekte Buchung mit Revolver sollten Sie schon im Vorfeld Erlös- und Fremdleistungskonten festgelegt haben.

Arbeiten Sie für jeden neuen Kunden die folgenden Schritte ab.

  1. Debitoren- und Kreditorenkonto für den neuen Kunden/Lieferanten anlegen.
  2. Adresse des neuen Lieferanten anlegen.
  3. Debitoren- und Kreditorenkonto des neuen Kunden/Lieferanten hinterlegen.


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Rechnungsnummer übertragen

Rechnungsnummer übertragen
HINWEIS: Wichtige Informationen übertragen

Für die eindeutige Zuordnung zwischen Beleg und Geschäftsvorfall ist es unablässig eindeutige Identi­fikationsmerkmale (z. B. Rechnungsnummer) in das Revolver Formular zu übernehmen.

Achten Sie dabei darauf, dass alle Informationen fehlerfrei übertragen werden.

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Erforderliche Informationen


Haben Sie einen neuen Papierbeleg erhalten, müssen Sie diesen digital erfassen. Übertragen Sie alle Inhalte der Vorlage in die entsprechenden Felder des Dokumentes in Revolver.

Die folgenden Informationen müssen im Zuge der GoDB in die digitale Rechnung übernommen werden.

Forderung Erklärung
Eindeutige Belegnummer
  • fortlaufende Rechnungs­ausgangs­nummer
Belegaussteller und -empfänger
  • Adresse des Ausstellers,
  • Name und Vorname des Ansprechpartners
Betrag- bzw. Mengenangaben,
aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt
  • Menge,
  • Einzelpreis,
  • Gesamtpreis
Währungsangabe
  • Währungskürzel,
  • Wechselkurse bei Fremdwährung lassen sich in den Revolver-Einstellungen unter „Allgemein/Währungen“ hinterlegen
Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
  • Bewirtungsbeleg: Grund der Bewirtung und bewirtete Personen,
  • Kassenentnahme: Beschreibung der Ausgabe,
  • Warenbestellung: jeder einzelne Posten
Belegdatum
  • Bei Bargeschäften regelmäßig Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls,
  • eventuell zusätzliche Erfassung der Belegzeit
Verantwortlicher Aussteller Beispielsweise:
  • Projektverantwortliche/r
  • Kassenbediener/in,
  • Ansprechpartner/in


Erfassen der Inhalte der Eingangsrechnung

Erfassen der Inhalte der Eingangsrechnung

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Dokument scannen

Die GoDB regelt eindeutig, dass zur Nachvollziehbarkeit des Prozesses der Digitalisierung von Papierbelegen eine klare Verfahrensdokumentation zu erstellen ist. Diese beschreibt:

  • Wer scannen darf. Tipp: Verändern Sie die Benutzer-Rechte in Revolver so, dass ausschließlich die Person, die den Scan vornimmt, zum Hochladen des Scans autorisiert ist.
  • Zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung).
  • Welches Schriftgut gescannt wird.
  • Ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist.
  • Wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit zu erfolgen hat.
  • Wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
  • Die Namensvorgaben der Datei.


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Scan der Eingangs-Rechnung in die Rechnung ziehen